[올스마트]“책상 위 데스크톱 치워”… 지자체 ‘스마트 오피스’ 열풍

지난해 경기도청 첫 도입 이후 군산·서울시청 잇따라… 직원 만족·업무 효율성 높여

▲전국 지자체들이 효율적인 근무환경을 구축하기 위해 스마트오피스를 앞다퉈 도입하고 있다. 사진제공 LG유플러스

#한 지방 시청에서 근무하는 공무원 A씨. 세종로 정부서울청사로 향한 그는 노트북을 꺼내 클라우드에 접속, 회사에서 작업했던 문서 파일을 불러들인다. 업무를 마무리한 A씨는 곧바로 화상회의 솔루션에 접속해 회의 과제를 미리 논의한다.

전국 지방자치단체들이 스마트 오피스 구축에 열을 올리고 있다. 정부는 지난 2010년 7월, 2015년까지 전 공무원의 30%, 노동 인구의 30%까지 스마트 워크 환경에 진입시키겠다고 선언한 후 최근 지자체의 스마트 오피스 구축을 부쩍 독려하고 있다. 스마트 오피스를 구현하면 스마트폰, 태블릿, 노트북 등 개인 스마트 기기로 접속해 언제 어디서나 업무를 할 수 있다. 근무시간을 효율적으로 활용할 수 있고, 비싼 하드웨어 도입을 줄일 수 있게 된 것이다. 이에 경기도청을 비롯해 서울시청, 군산시청, 과천시청, 연천군청, 완도군청 등 전국 지자체들이 스마트 오피스를 빠르게 도입하고 있다.

◇직원 간 소통 강화·넓은 사무공간 확보= 지자체가 구축한 스마트 오피스의 모범 사례는 지난해 7월 전국 지방자치단체 가운데 처음으로 선을 보인 경기도청이다. 경기도청은 지난해 7월 도청 제3별관 3층 문화체육관광국 817㎡ 면적을 리모델링해 스마트 오피스를 구축했다. 도는 먼저 6개 과별로 수직적으로 배열된 책상, 칸막이 책장 등을 모두 걷어냈다. 누구나 자유롭게 앉아 업무를 볼 수 있는 변동좌석제를 도입해 경직된 조직구조를 개선하고 직원 간 소통 강화를 이뤄 보자는 취지에서다.

이곳의 모든 업무는 가상화된 서버를 통해 이뤄진다. 개별 부서마다 사용하던 프린터 10개와 복사기 7대도 없애고 통합 서버와 연결된 최신 복합기 2대만 설치했다. 이렇게 절약한 공간에는 기존에 없던 회의실, 민원상담실, 직원 휴게실이 들어섰다.

◇사무실 전반은 만족, 인터넷망 분리는 불만= 스마트 오피스를 체험한 직원들은 만족감이 높은 것으로 나타났다. 경기도는 스마트 오피스 설치 후 총 3차례에 걸쳐 외부 리서치 업체에 의뢰해 직원 만족도 조사를 실시했다.

조사 결과 사무실 전반에 대한 만족도는 설치 전 44%에서 두 달 후 60.3%로, 지난해 12월 마지막 조사에서는 70.8%로 크게 높아졌다. 사무집기, 회의실 공간, 공간 청결성과 쾌적성에 대해 직원들은 70%가 넘는 만족도를 나타냈다.

불편한 점도 있다. 인터넷망과 업무망을 분리해 업무가 번거롭다는 지적이 48.6%를 차지했다. 스마트 오피스를 사용 중인 한 시청 공무원은 “망 분리는 국정원 보안지침에 따른 것이긴 하지만 까다로운 보안 때문에 은행 업무 등이 불편하다”고 아쉬움을 말했다.

변동좌석제는 도입 당시에는 28.4%만 만족했지만, 6개월 후인 지난해 12월에는 절반 이상인 59.8%가 만족감을 표했다. 특히 스마트 오피스 설치 전과 비교해 소통(63.4%) 및 협업(50%)에 긍정적이라는 응답이 나와 수평적 조직 문화가 정착되고 있음을 방증했다.

경기도청의 이 같은 성과가 알려지면서 경상북도, 서울시, 여성가족부, 한국농어촌공사 등 전국 21개 기관은 경기도 스마트 오피스를 찾아 적극적으로 벤치마킹하고 있다.

◇긍정적 효과도 있지만 해킹·사생활 침해 위험도= 효율성과 편리성 이면에는 그림자도 존재한다. 하나의 서버에 다양한 스마트 기기로 접속하는 만큼 분실, 도난 등 이용자 부주의로 인한 보안 문제가 발생할 수 있기 때문이다. 특히 단말기 역할을 하는 스마트 기기의 경우 각각의 환경이 모두 달라 기존 방식보다 보안 위협에 취약하다는 우려도 있다.

한 보안업체 관계자는 “스마트 오피스 환경을 악용해 회사 기밀이나 개인정보 등을 빼낼 수도 있다”며 “시스템 보안뿐 아니라 물리적 보안도 철저히 해야 한다”고 충고했다.

사용자 개인 입장에서는 이용 내역을 추적하거나 감시할 수 있다는 불안감도 있다. 뿐만 아니라 다양한 스마트 기기를 통해 시간과 장소에 구애받지 않고 업무 지시가 내려질 수 있어 개인생활을 침해받을 수 있다는 지적도 있다. 때문에 스마트 오피스를 긍정적으로 확산하기 위해서는 회사와 직원 간의 공감대 형성이 전제돼야 한다고 전문가들은 조언한다.