스마트워크 열풍은 中企에도

태블릿 PC로 영업하고...스마트패드로 회원관리

# 부품 제조업체 A사의 모 영업팀 직원은 외근이 잦은 탓에 태블릿 PC를 가지고 다니며 외부에서도 업무를 본다. A사는 모든 영업사원들에게 자체 개발한 모바일 영업 애플리케이션을 탑재한 태블릿 PC를 지급했다. 영업 직원들은 국내 뿐 아니라 외국 출장 시에도 고객 관리는 물론 물건 입출고, 재고 등의 모든 정보를 검색해 업무에 활용할 수 있다.

이는 대기업이 아닌 한 중소 제조업체의 스마트워크 실천 사례다. 스마트워크는 스마트폰, 태블릿PC, 스마트TV 등 정보통신기기를 이용해 언제 어디서나 업무를 수행하는 근무 형태로 최근 기업 규모를 막론하고 ‘스마트워크 열픙’이 불고 있다.

아직까지 중소기업의 경우 스마트워크의 긍정적인 효과는 인정하면서도 정보와 겸험 부족, 효과에 대한 불안감, 자금 등의 이유로 스마트워크 도입을 주저하고 있는 것은 사실이다.

방송통신위원회와 한국정보화진흥원이 스마트워크 활성화를 위해 중소기업 CEO(27명) 및 일반근로자(73명)를 대상으로 설문 조사한 결과 현재 스마트워크를 도입한 기업은 33.3%로 나타났다. 우려와는 달리 중소기업들의 관심이 늘고 있다는 얘기다. 중장기적인 안목으로 스마트워크 도입에 과감히 투자해 효과를 보고 있는 사례를 소개한다.

◇ 스마트폰 어플만 잘 활용해도…

▲교원L&C는 전 영업사원에게 모바일 영업 애플리케이션이 탑재돼 있는 ‘갤럭시탭’을 지급했다.

영업이 활성화 돼 있는 기업들 중 자체 시스템 구축은 아니더라도 해당 사원에게 영업용 애플리케이션이 탑재된 스마트기기를 지급해 시너지 효과를 내고 있는 업체들이 있다. 특히 이들 기업의 영업사원들은 해당 기기를 알맞게 활용해 업무 효율성을 높이고 있다.

방문 판매를 100% 유통채널로 삼고있는 교원L&C는 방문 판매의 스마트한 진화를 위해 최근 전 영업사원에게 태블릿PC ‘갤럭시탭’을 지급했다.

자체 개발한 모바일 영업 애플리케이션으로 고객 사후관리(A/S), 사전관리(B/S), 고객정보 조회 및 관리, 자재 및 소모품 입출고 조회 및 신청 등의 다양한 업무가 가능하다. 기존의 수작업과 비교해볼 때 업무속도와 효율성이 상당히 높아졌다는 게 직원들 평가다.

교원L&C 관계자는 “일일이 출력해서 들고 다녔던 방대한 분량의 자료와 판촉물들도 태블릿PC에 담아 간편하게 휴대할 수 있게 됐다”며 “불필요한 인쇄물을 줄여 경제적이고 영업사원들의 활동성도 높아졌다”고 설명했다.

이 관계자는 또 “고객과 미팅 시 동영상 파일과 회사 홈페이지 등 다양한 시청각 자료들을 직접 보여주며 설명할 수 있어 영업 효과가 높다”며 “고객의 불만이나 요구를 현장에서 듣고 발빠르게 대응할 수 있다는 점도 강점이다”고 덧붙였다.

영업 관리자도 시간과 장소에 구애 받지 않고 팀이나 지점의 실적을 파악할 수 있으며 직원들은 언제 어디서든 회사에서 지원하는 온라인 교육에 참여할 수 있어 자기계발에도 좋다고 했다.

▲듀오는 지난해 말부터 모바일 전용 페이지(m.duo.co.kr)를 열고 스마트 환경에 최적화된 결혼정보 서비스를 제공하고 있다.

결혼정보회사 듀오 역시 웨딩플래너 등 외근이 잦은 직원들을 위해 스마트기기에 최적화된 접속 환경을 제공해 업무 현장에서 활용토록 하고 있다.

특히 듀오웨드 웨딩플래너들은 실시간 회원관리 차원에서 스마트패드를 활용하고 있다. 듀오 웨드의 류정현 팀장과 대다수의 직원들은 장소에 구애 받지 않고 회원 관리 페이지인 WMS(Wedding Management System)에 접속하고 있다. 결혼을 준비 중인 고객들의 스케줄을 실시간으로 체크하고 상담 및 예식에 필요한 서비스를 예약하는 등 업무 현장에서 스마트기기를 적극 활용하고 있다.

듀오는 지난해 말부터 모바일 전용 페이지(m.duo.co.kr)를 열고 스마트 환경에 최적화된 결혼정보 서비스를 제공하고 있다. 때문에 전문 커플매니저들은 장소와 시간의 제약 없이 스마트기기 이용자들에게 무료로 결혼상담 서비스를 제공할 수 있게 됐다.

듀오의 윤영준 홍보팀장은 “스마트 기술은 현장에서의 업무 편리성을 증대시킬 뿐 아니라 고객과의 즉각적이고 상호적인 커뮤니케이션을 가능하게 한다”며 “감성적 접근이 필수적인 결혼정보회사의 특성과 스마트기기가 만나 전혀 새로운 형태의 ‘스마트 감성’을 만들어내고 있다”고 말했다.

◇ 자체 시스템으로 업무 효율성 ‘껑충’

자체적으로 스마트워크 실현을 위한 업무 시스템을 구축해 업무 효율성을 높이고 있는 업체들도 있다. 로만손은 모바일오피스 업무환경 구축을 통해 보다 효율성 높은 업무체계를 기대하고 있다.

기업콘텐츠 관리(ECM) 엔진 기반의 통합 업무 솔루션으로 모바일을 활용한 결재, 메일 확인, 공지사항 조회 등 실시간 오피스 기능과 사업조직 체계와 연동되는 역할기반 포털, 통합커뮤니케이션을 위한 ‘U-오피스’ 환경을 구현할 계획이다.

해외에서 바이어와 상담 중에도 모바일로 전산프로그램을 연결해 재고, 구매현황, 확인, 오더를 즉시 받을 수 있다는 것을 의미한다.

로만손 관계자는 “이번 그룹웨어와 모바일오피스 구축으로 직원간 커뮤니케이션이 향상되고 협업 체계가 가능한 통합 업무 환경 구현으로 신속한 의사 결정과 사용자 편의성이 높아질 것으로 전망 된다”고 말했다.

이어 그는 “본사와 매장간의 실시간 정보전달과 의사결정으로 비용절감은 물론 협업 기능의 강화로 업무 생산성도 향상 시킬 수 있게 될 것”이라고 피력했다.

어느 기업에든 활용 가능한 개방형 그룹웨어를 개발해 무료로 사용할 수 있는 프로그램을 제공한 업체도 있다. 심플렉스인터넷은 모바일 환경에서 이용할 수 있는 카페24 그룹웨어(기업용 인트라넷 서비스) 메신저 ‘Office Talk(오피스톡)’ 애플리케이션을 개발해 무료로 제공하고 있다.

‘Office Talk’은 웹 기반 ‘카페24 아우토반 그룹웨어 메신저’와 연동돼 스마트폰에서도 사내 구성원들과 대화를 주고 받을 수 있다.

또 쪽지 확인 및 발송, SMS, 이메일 확인, 명함 관리 등 업무도 손쉽게 해결할 수 있다. 모바일에서 확인한 메시지는 PC에서도 다시 수신이 가능하다. 별도 비용 없이 애플 앱스토어에서 애플리케이션을 다운로드 받을 수 있으며 이번달 내로 안드로이드 기반 스마트폰에서도 서비스가 가능할 것으로 보인다.

심플렉스인터넷 이재석 대표는 “최근 기업들이 경쟁력 확보를 위해 사내 메신저를 사용하는 사례가 늘고 있다”며 “모바일 메신저를 통해 구성원간 소통을 원활히 함으로써 업무 효율을 높일 수 있을 것으로 기대된다”고 말했다.