<11시 엠바고>LG전자, ‘이메일 에티켓 5계명’ 눈길

① 수신자 지정은 명확히.

② 머리글 사용 생활화.

③ 내용은 짧고 명료하게.

④ 회신은 24시간 이내에.

⑤ 회신 시 첨부파일은 제거.

‘이메일 에티켓 5계명’ 확인하셨나요?

LG전자가 직장인들의 일상적 업무 수단으로 자리잡은 이메일의 효율적인 사용을 위한 ‘이메일 에티켓 캠페인’을 펼치고 있어 눈길을 끈다.

이 캠페인은 IT기술의 발달에다 해외법인이 80개로 늘어 전세계를 무대로 24시간 비즈니스가 이루어지면서 이메일 사용도 함께 늘어남에 따라, 업무 담당자를 명확히 지정해 작성 목적과 핵심 내용을 한눈에 파악할 수 있는 이메일로 업무 효율을 극대화하자는 취지에 따른 것이다.

최근 한달간 LG전자 국내외 임직원이 발신ㆍ수신한 이메일은 총 4500만여건으로, 이는 일주일에 1100만여건, 하루 220만여건에 달한다.

LG전자의 이메일 에티켓 5계명은 다음과 같다.

① 수신자 지정은 명확히

LG전자 자체 설문조사에 따르면 전체 직원의 90% 정도가 일주일 동안 업무상 관련 없는 이메일을 한차례 이상 수신하는 것으로 나타났다.

이메일을 직접 받는 사람과 참조 용도로 받는 사람 등 업무의 연관 정도에 따라 수신자 지정을 명확히 하면 불필요한 메일 수신을 줄일 수 있다는 것.

To(직접 수신), Cc(참조), Bcc(비밀참조) 기능을 적절히 사용하는 것이 이메일 에티켓의 시작이라 할 수 있다.

② 머리글 사용 생활화

[업무협조], [보고], [결재요청] 등 이메일 제목에 머리글을 사용하면 제목만으로도 이메일 작성 목적과 업무의 우선순위 등을 한눈에 파악할 수 있다.

③ 내용은 짧고 명료하게

설문조사 결과 전체 임직원의 45%가 A4용지 반장 분량의 이메일이 읽기에 가장 적당하다고 생각하는 것으로 나타났다.

수신자 입장에서 결론을 먼저 언급하고, 중요사항은 빨간색으로 표시하는등 짧고 명료하게 작성한다면, 이메일 확인으로 인한 업무 손실을 줄일 수 있다.

④ 회신은 24시간 이내에

이메일 확인 후, 늦어도 24시간 이내에 답변하는 습관을 기르는 것이 빈틈없이 업무를 처리하는데 도움이 된다.

출장, 휴가 등 불가피한 사정 이외에 이메일 확인 후 다른 업무를 진행하다 이 일을 잊어버려 회신하지 못하는 경우를 방지하기 위한 것.

⑤ 회신 시 첨부파일은 제거

이메일 회신 시 용량이 큰 첨부파일을 제거하면 1주일에 한번 꼴로 이메일 수신함을 정리하는 수고와 시간을 줄일 수 있다.

LG전자 관계자는 “일상적으로 사용하는 이메일을 효과적으로 쓰는 것이 업무효율을 높이는 기본이 된다는 판단으로 5계명을 만들었는데 직원들의 반응과 호응이 기대 이상으로 높다"며, “향후 모범적인 이메일 사용 사례를 선정하는 등 캠페인을 확산시킬 계획"이라고 말했다